S koncem března jsme ukončili dvouletý projekt s názvem TRANSFORM – posílení činnosti organizace EUROTOPIA.CZ, o.p.s., který podpořila Nadace OSF v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Program je financován z Fondů EHP a Norska.
Cílem tohoto projektu bylo posílení činnosti organizace v oblasti kompetencí a připravenosti na práci v online prostředí.
V rámci projektu jsme realizovali několik aktivit:
1. Strategie
Jedním z výstupů strategického plánování, na které tento projekt navazoval, byly absence důležitých strategických dokumentů, proto jsme se v rámci projektu zaměřili na zpracování chybějících strategií a aktualizaci některých interních směrnic. V říjnu 2023 spatřila světlo světa Fundraisingová strategie zpracovaná na období 2023 – 2025, v březnu 2024 na ni navázala Komunikační a PR strategie. Oba dokumenty se opírají o počáteční SWOT analýzu a při jejich tvorbě jsme spolupracovali s externími odborníky v dané oblasti. Komunikační strategie se navíc opírá o dvě dotazníková šetření zaměřená na hodnocení komunikace organizace, které proběhlo v měsících listopadu a prosinci 2023.
2. Vzdělávání
Druhá projektová aktivita směřovala k posílení managementu organizace zvýšením schopností a dovedností vedoucích pracovníků prostřednictvím vzdělávání a posílení vnitřní kultury a sounáležitosti pracovníků s organizací formou teambuildingové akce.
Celkem 8 pracovníků z řad vedoucích pracovníků, nově vzniklého fundraisingového a PR týmu a ekonomického úseku se zúčastnilo 18 vzdělávání z oblasti manažerských dovedností, fundraisingu, finančního řízení a PR.
Důležitou součástí projektu byla realizace vůbec první celoorganizační teambuildingové akce pro kmenové pracovníky, kterou jsme nakonec uspořádali hned dvakrát. V květnu 2023 proběhl první teambuilding s účastí 30 pracovníků a letos koncem března pak druhý, kterého se zúčastnilo 34 pracovníků. Uspořádat celoorganizační teambulding si pracovníci organizace přáli už dlouho a jsme moc rádi, že jsme jim díky projektu TRANSFORM mohli tuto akci dopřát. Pevně věříme, že celoorganizační teambuilding se stane pravidelnou každoroční aktivitou, kde se budou moci propojovat pracovníci ze všech 5 regionů, v nichž působíme.
V návaznosti na uskutečněný první teambuilding, který se setkal s pozitivním ohlasem a ve snaze podpořit vnitřní kulturu organizace, jsme se rozhodli uspořádat také první Family day pro pracovníky a jejich rodiny, který se uskutečnil v typicky podzimním duchu 15. října 2023 v prostředí krásných Jeseníků.
3. Fundraising
Jedním z důležitých cílů projektu bylo nastartovat v organizaci systematický fundraising a to hlavně zajištěním prostředků pro výkon této pracovní pozice. Pozici fundraisera, který by měl na starost také projektovou agendu, se nám podařilo obsadit pracovnicí hned na počátku projektu. Postupně se k ní přidaly další dvě kolegyně a v září 2023 byl na světě náš tým pro fundraising a PR, který má aktuálně čtyři členy, je pevně ukotven ve struktuře organizace a plní své úkoly.
V oblasti fundraisingu jsme již zaznamenali dílčí úspěchy a máme k dispozici první výsledky naší práce. Za dobu trvání projektu jsme navázali spolupráci s 10 firmami, které nám poskytly finanční dar a 27 regionálními firmami, které nás podpořily věcným darem na konkrétní akce (Talentová soutěž UKAŽ, CO UMÍŠ!“ 2022 a 2023, letní zážitkové pobyty, dětské dny, tvořivé dílny a další). Rovněž jsme zrealizovali 4 fundraisingové kampaně zaměřené na individuální dárce na portále Darujme.cz. Celkem jsme tak získali 37 individuálních dárců.
4. Komunikace
Průběžně nově nastavené kroky a procesy v oblasti komunikace a PR organizace byly v průběhu projektu implementovány do praxe. Tým pro komunikaci a PR začal jako nástroj pro svou práci využívat plán komunikace, který mu pomáhá zajistit plynulé a cílené plnění stránky organizace na sociální síti Facebook. Došlo k vytvoření nových webových stránek organizace a postupné obnově jejich obsahu a také jsme zpracovali nové regionální letáky organizace určené pro propagaci v regionech. Všechny tyto kroky a jejich efekt byly hodnoceny v rámci dotazníkového šetření, které bylo součástí komunikačního auditu v rámci tvorby Komunikační a PR strategie organizace. Dotazníkové šetření bylo zaměřeno jednak interně na pracovníky organizace a také na veřejnost – spolupracující organizace, instituce a cílovou skupinu klientů. Do dotazníkového šetření se zapojilo 43 pracovníků organizace a 54 osob z řad spolupracujících a klientů.
V rámci projektu jsme také uzavřeli smlouvu o partnerství se třemi nestátními neziskovými organizacemi a jednou školou, které nám poskytly podrobnější hodnocení komunikační a PR strategie organizace, za které jim velice děkujeme.
5. Online prostor
Poslední ale neméně důležitá aktivita projektu byla spíše technického rázu, neboť zajišťovala pro pracovníky potřebné softwarové a programové produkty, které mohou využívat pro práci v online prostoru, práci s daty a externí a interní komunikaci a také hardwarové vybavení. Cílem této aktivity bylo pomoci pracovníkům zefektivnit a usnadnit jejich práci. Hlavními úkoly, ale ne jedinými, který se nám podařilo splnit, bylo zajištění nového poskytovatele emailů pro pracovníky organizace a nového sdíleného uložiště. Odpovědí pro nás byly služby platformy Google Workspace, která nabízí i celou řada užitečných aplikací.
V závěru projektu proběhlo zhodnocení úspěšné implementace strategií a zhodnocení projektu. Přestože tento konkrétní projekt již skončil, aktivity, a procesy, které jsme díky němu mohli započít, budou probíhat i nadále. Před námi stojí ještě řada výzev a úkolů. A pokud chceme být organizací, která je moderní, funguje transparentně a má dobré jméno, které zná i širší okolí než jen spolupracující a naši klienti, je to nikdy nekončící cesta zdokonalování se pro všechny, kteří za názvem “EUROTOPIA.CZ” stojí.
