Posláním organizace EUROTOPIA.CZ, o.p.s. je starat se o lepší život rodin v regionu. Tomuto úkolu se věnujeme již 23 let a za tu dobu se z jedné pobočky o jedné sociální službě a třech pracovnících pracujících na dohodu o provedení práce stala organizace, která sídlí v pěti městech, poskytuje 11 sociálních služeb, doprovází pěstounské rodiny a organizuje řadu návazných akcí pro své klienty, ročně spolupracuje s více než 1000 rodinami a zaměstnává téměř 40 pracovníků.
Naše organizace rostla ve vlnách, kdy jednotlivé pobočky přibývaly postupně a stejně tak počet zaměstnanců. Hlavním úkolem našeho vedení vždy bylo zajistit finance v takovém objemu, abychom mohli poskytovat služby a návazné činnosti v potřebném rozsahu a přizpůsobit je potřebám našich klientů. Když ale organizace dorostla do své současné podoby, narazily na své limity i doposud zavedené způsoby řízení a koordinace a to na všech úrovních. Bylo třeba se zastavit a zamyslet se nad tím, co je potřeba změnit, aby byla organizace i nadále schopna čelit různým společenským změnám a úskalím světa nezisku.
Kdybychom měli popsat všechny kroky, které jsme za poslední dva roky jako organizace ušli, zabralo by to mnoho řádků, důležité však je zmínit, že jednou z klíčových oblastí, kterou jsme museli posílit, byla digitalizace a zavedení nových nástrojů pro zvýšení efektivity naší práce. V tomto směru nám neocenitelnou pomoc poskytuje nástroj Freelo, které nám pomáhá dělat věci lépe.
Proč jsme si zvolili Freelo?
Nástroj nás zaujal již ve své zkušební free verzi svým jednoduchým uživatelským rozhraním.
- Jde o český produkt s českou technickou podporu, kde se dovoláme pomoci, když potřebujeme.
- Technická podpora je vždy dostupná a ochotná nám poradit, pokud si nevíme rady.
- Freelo není nic složitého, je to pomocník – digitální kamarád, kterého můžeme zasvětit do všeho.
- Freelo má propracovaný školící systém.
Největší uplatnění má Freelo samozřejmě u pracovníků projektového, fundraisingového a PR týmu. Zde nám poskytuje prostor, v němž máme všechny projekty a úkoly na jednom místě.
- Vidíme, co potřebujeme udělat, a komu jsme přidělili práci.
- Můžeme si povídat o projektech přímo ve Freelu a nemusíme dohledávat informace v sáhodlouhých mailových konverzacích – to znamená méně ztracených emailů a rychlejší komunikaci.
- Freelo nám ukazuje, jak projekty pokračují. Když něco potřebuje naši pozornost nebo někde hoří termín, hned to víme. Pokud chceme diskutovat konkrétní dokument, můžeme jej uložit k projektu a mít jej na dosah.
- Freelo nám pomáhá udržet si přehled o našich kampaních a komunikaci s dárci.
A samozřejmě díky Freela má i vedení organizace přehled, kde se co šustne a kdo nedělá svou práci.
Freelo najde své využití také u vedoucích sociálních služeb a koordinátorů menších projektů, kteří přímo pracují s klienty. Freelo jim dává více času na to, co je na jejich práci baví a naplňuje – na klienty. Díky Freelo mohou naši pracovníci trávit méně času u počítačů a více se soustředit na konkrétní činnosti a pomáhat těm, kteří to potřebují. Freelo jim pomáhá efektivně plánovat konkrétní akce, kterých během roku organizujeme desítky – jednodenní výlety, příměstské tábory, zážitkové pobyty, vzdělávání pro pěstouny, vzdělávací pobyty, talentovou soutěž a mnoho dalších.
Aplikace Freelo byla pořízena v rámci projektu DIGI-IMPACT – Transformace organizace EUROTOPIA.CZ, o.p.s. v oblasti digitalizace. Projekt podpořila Nadace OSF v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Program je financován z Fondů EHP a Norska.
