S koncem dubna jsme ukončili projekt „DIGI-IMPACT – Transformace organizace EUROTOPIA.CZ, o.p.s. v oblasti digitalizace“, který podpořila Nadace OSF v rámci programu Active Citizens Fund a který jsme realizovali od září 2023. Do projektu bylo zapojeno 36 pracovníků organizace.
Projekt se zaměřil na řešení několika klíčových problémů a výzev, které bránily efektivnímu fungování organizace EUROTOPIA.CZ, o.p.s. Jedním z hlavních problémů byla nedostatečná digitalizace a modernizace pracovního prostředí. Organizace dosud využívala pouze bezplatný software, který ne vždy odpovídal potřebám pracovníků. Dále nedostatečná komunikace a koordinace mezi pracovníky a externími subjekty, jako jsou klienti, donátoři a spolupracující organizace. A v neposlední řadě také omezené finanční zdroje na pořízení potřebného softwarového vybavení pro implementaci moderních digitálních řešení a zlepšení efektivity práce. Projekt se proto zaměřil na získání finančních prostředků na pořízení vhodného softwaru a následné proškolení pracovníků, což vedlo ke zvýšení efektivity práce, zkvalitnění poskytovaných služeb a zlepšení komunikace uvnitř organizace i směrem ven.
Aktivity projektu:
1. SOFTWARE
Díky tomuto projektu se podařilo zakoupit a implementovat vhodný software, který výrazně zlepšil efektivitu práce a kvalitu poskytovaných služeb.
Organizace pořídila několik klíčových softwarových nástrojů pro práci s dokumenty a tvorbu vizuálního obsahu – Adobe Acrobat, Adobe Photoshop Elements a Adobe Premiere Elements, nástroj pro plánování úkolů a týmovou spolupráci Freelo, nástroj pro vzdálené ovládání počítačů umožňující rychlé a efektivní řešení technických problémů na dálku – TeamViewer, produkt Zákony pro lidi PLUS zajišťující přístup k aktuálním i historickým zněním právních předpisů a monitorování legislativního procesu.
2. ŠKOLENÍ
Pro efektivní využívání nového softwaru byla zorganizována série školení – čtyři školení určená k seznámení se a získání základních dovedností při práci s platformou Google Workspace v délce dvou hodin byla určena pro všechny pracovníky, speciální školení v rozsahu 12 hodin ve využívání kreativního softwaru Adobe Photoshop Elemets a Adobe Premiere Elements pro vybraných 5 pracovníků organizace. Tato školení zajistila, že pracovníci umí efektivně využívat nový software a pracovat v digitálním prostředí.
Pro nové pracovníky organizace byla vytvořena série 7 instruktážních videí pro práci v prostředí Google Workspace.
3. EVALUACE
Projekt zahrnoval také evaluaci, která byla zaměřena na získání zpětné vazby pracovníků, potřebné k ověření efektivity zavedených řešení do jejich praxe. Byly použity dotazníky ke sběru zpětné vazby od pracovníků a jejich reflexe, týkající se proběhlých školení a využívání digitálních nástrojů (zejména práci s daty v online pracovním prostředí Google Workspace a využívání nádstavbového softwaru), což umožnilo vyhodnotit dopady realizovaného projektu na jejich práci. Na základě těchto dat byla provedena analýza efektivity řešení, interpretace získaných výsledků a navržení implementační strategie, podporující transformaci organizace v oblasti digitalizace.
Projekt vedl ke značnému zvýšení efektivity práce pracovníků organizace a přispěl k jejich rozvoji a zvýšení jejich digitálních kompetencí. Předpokládáme, že zavedená řešení se z dlouhodobého hlediska pozitivně odrazí ve zkvalitnění poskytovaných služeb a zlepšení spolupráce pracovníků v rámci organizace. Pracovníci nyní mají přístup k moderním softwarovým nástrojům, které usnadňují jejich každodenní práci a umožňují lepší plánování a správu úkolů..
Celkově projekt přinesl významné zlepšení v oblasti digitalizace, což pozitivně ovlivnilo fungování organizace a její schopnost poskytovat kvalitní služby klientům, donátorům a spolupracujícím subjektům.
